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Digitalização de Documentos, DocDigital, GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 2

Introdução:

A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS apresenta as quatro etapas finais para otimizar seu drive compartilhado: treinamento da equipe, migração de dados, monitoramento e finalização.

Benefícios:

  • Redução de riscos
  • Prevenção da duplicação de documentos
  • Aumento da produtividade

Etapa 5: Educar a equipe:

  • Explique os benefícios da nova estrutura e processos.
  • Forneça treinamento completo e detalhado sobre como usar o novo drive.
  • Considere diferentes níveis de conhecimento em computadores e gerenciamento de registros.

Etapa 6: Transição cuidadosa:

  • Faça a equipe limpar documentos desnecessários.
  • Migre os arquivos retidos para a nova estrutura de pastas.
  • Envolva os departamentos no processo de migração.

Etapa 7: Monitorar e auxiliar a equipe:

  • Ofereça suporte durante e após a migração.
  • Resolva dúvidas e problemas que possam surgir.

Etapa 8: Finalizar os detalhes:

  • Excluir diretórios antigos e a pasta de limpeza.
  • Finalizar nomes de pastas removendo prefixos temporários.
  • Obter aprovação das principais partes interessadas.

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A DOCDIGITAL DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS está aqui para ajudar você a dar o próximo passo na jornada da transformação digital. Entre em contato conosco e vamos juntos construir um futuro mais eficiente, seguro e sustentável para o seu negócio!

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Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Como gerenciar efetivamente um drive compartilhado: Parte 1

Drives compartilhados, como jardins, exigem cuidado para prosperar. Sem organização, eles se tornam caóticos, improdutivos e suscetíveis a problemas como duplicação de arquivos, perda de informações, violações de segurança e conformidade.

Por que gerenciar agora?

  • Aumento da produtividade: Uma unidade organizada facilita a busca por arquivos, reduzindo o tempo perdido e impulsionando a produtividade.
  • Segurança aprimorada: Permissões de acesso adequadas protegem dados confidenciais contra acessos não autorizados.
  • Conformidade garantida: A organização facilita a auditoria e o cumprimento de regulamentações.
  • Redução de custos: Evita duplicação de arquivos e otimiza o uso do espaço de armazenamento.

A solução DOCDIGITAL:

Ao longo dos anos, a DOCDIGITAL auxiliou diversas empresas a gerenciar seus drives compartilhados. As 8 etapas a seguir, baseadas em nossa experiência, ajudarão a reduzir riscos, evitar duplicação e aumentar a produtividade.

Etapa 1: Crie uma estrutura de informações clara e organizada:

  • Baseie-se na estrutura departamental da sua organização.
  • Liste os tipos de documentos comuns a todos os departamentos.
  • Crie pastas padronizadas e previsíveis para cada função.

Etapa 2: Projete a estrutura de pastas departamento por departamento:

  • Mapeie as pastas reais necessárias para cada departamento.
  • Consulte a equipe e revise os documentos para identificar suas necessidades.
  • Documente a estrutura completa das pastas e solicite feedback da equipe.

Etapa 3: Estabeleça permissões de usuário por grupos, não individualmente:

  • Atribua cada colaborador a um grupo, por função, departamento ou antiguidade.
  • O departamento de TI configura as permissões de acordo com o grupo do colaborador.
  • Agiliza a implementação e reduz solicitações ad hoc de permissão.

Etapa 4: Configure a unidade:

  • Crie as pastas na unidade com nomes claros para evitar confusão.
  • Colabore com a equipe de TI para criar logins, senhas e configurar permissões.

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