Ao acessarmos as recomendações do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), vislumbramos um excelente referencial para a formatação, execução do processo de digitalização e a preservação das imagens digitalizadas, assim como a sua publicidade.

Dessa forma resolvemos compartilhar essas recomendações que seguem abaixo em resumo.

O texto integral pode ser acessado no link: http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/media/publicacoes/recomenda/recomendaes_para_digitalizao.pdf

PÚBLICO ALVO
As instituições arquivísticas, integrantes do Sistema Nacional de Arquivos – SINAR, e demais responsáveis pela custódia de acervos documentais, públicos ou privados, considerados de valor permanente. Outras organizações podem utilizar essa Recomendação como referencia.

O QUE ESSA RECOMENDAÇÃO TRATA
• Captura digital em imagem de documentos planos e encadernados: impressos,
manuscritos, mapas, plantas, desenhos, gravuras, cartazes, microformas, diapositivos, negativos, cópias e ampliações fotográficas;
• Padrões e boas práticas mínimas para a captura digital de imagens; produção de matrizes e derivadas, identificação do representante digital e controle de qualidade;
• Formatos digitais para representantes digitais matrizes e derivados;
• Metadados técnicos;
• Boas práticas gerais para armazenamento, segurança e preservação dos representantes digitais;
• Utilização de serviços terceirizados para a captura digital, armazenamento e acesso aos representantes digitais.

O QUE É A DIGITALIZAÇÃO
Entendemos a digitalização como um processo de conversão dos documentos arquivísticos em formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas de bits – que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binary digit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transmitem e armazenam dados.

De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software) serão utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa conversão não será igual ao original e não substitui o original que deve ser preservado.
A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do acervo documental.

POR QUE DIGITALIZAR
• Contribuir para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da Tecnologia da Informação e Comunicação;
• Permitir o intercâmbio de acervos documentais e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas;
• Promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos não digitais, em formatos e apresentações diferenciados do formato original;
• Incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio.

PROJETO DE DIGITALIZAÇÃO
Antes do início do projeto, pressupõe-se que o tratamento arquivístico dos documentos e a avaliação e seleção dos conjuntos documentais a serem digitalizados, já tenham sido desenvolvidos, e que o acervo arquivístico selecionado tenha sido previamente higienizado, identificado e organizado (arranjo, descrição e indexação) .
A fim de se gerar um representante digital fiel ao documento original, deve-se identificar o menor caractere (linha, traço, ponto, mancha de impressão) a ser digitalizado para a determinação da resolução óptica que garantirá sua legibilidade na versão digital. Para a definição do tipo de equipamento de captura digital a ser utilizado, deve-se observar os tipos documentais existentes no acervo e sua quantificação, além das características físico-químicas de cada tipo de documento, para reduzir os riscos à integridade física do original.
O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações das instituições detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubo ou extravio. Na eventualidade de terceirização ou contratação de serviços ver: Utilização de serviços terceirizados de digitalização e correlatos.
Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais, como fundos/coleções ou séries. No entanto, é possível digitalizar itens documentais isolados, devido frequência de uso, estado de conservação, ou alto valor intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança, sem entretanto descontextualizá-los do conjunto a que pertencem.

FORMATOS DOS ARQUIVOS DOS REPRESENTANTES DIGITAIS

Para a geração de matrizes e derivadas em formatos de arquivo digitais, recomenda-se sempre a adoção dos formatos abertos (open sources) por permitirem melhores condições de acesso e preservação em longo prazo, e uma menor dependência de software e hardware.
O formato mais utilizado para os representantes digitais matrizes é o formato TIFF (Tagged Image File Format), que apresenta elevada definição de cores sendo amplamente conhecido e utilizado para o intercâmbio de representantes digitais entre as diversas plataformas de tecnologia da informação existentes.
Também pode ser apreciado o uso de outros dois formatos digitais: o formato Portable Network Graphics – PNG29 e o formato JPEG 200030.
O formato de arquivo digital Portable Network Graphics – PNG, surgiu inicialmente para substituir o formato GIF, e tem encontrado aceitação para a geração de matrizes digitais e tem características semelhantes ao TIFF. Uma de suas vantagem é utilizar uma compressão sem perdas, além, de ser um formato padronizado pela International Standard Organization como ISO/IEC 15948:2003. Entretanto, é mais limitado na inserção de metadados embutidos.
E o formato de arquivo digital JPEG 2000, tem sido apreciado para a geração de matrizes quando os originais em outro formato continuam a serem preservados, mas tem atualmente limitações em navegação WEB, devendo ser gerada uma imagem derivada de acesso em JPEG. Pode ser configurado para fazer a compressão sem perdas. Em relação ao PNG, esse formato permite embutir mais metadados. É um formato padronizado pela International Standard Organization como ISO/IEC 15444-1:2000.
O processo de captura digital, a partir dos documentos originais, deverá, necessariamente, gerar representantes digitais de alta e baixa resoluções, denominados respectivamente, Matrizes e derivadas.

Acesse no site: www.docdigital.net.br ,  e solicite uma visita para conversarmos a respeito de nossas soluções.

Atenciosamente,

Leandro Manoel Dias